Nhiều doanh nghiệp gửi yêu cầu báo giá đồng phục chỉ với một câu ngắn như “bên em cần may áo cho nhân viên, giá bao nhiêu”. Với lượng thông tin như vậy, xưởng gần như không thể đưa ra một con số sát thực tế, bởi giá của một chiếc áo phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: kiểu áo, loại vải, số lượng, cách thể hiện logo và cả thời gian cần giao. Kết quả là hai bên phải trao đổi qua lại nhiều lần, mất thêm vài ngày mà vẫn chưa chốt được phương án.
Nội dung dưới đây liệt kê các thông tin mà bộ phận hành chính hoặc nhân sự nên có sẵn trước khi gửi yêu cầu cho xưởng. Chuẩn bị kỹ không có nghĩa là phải am hiểu ngành may. Chỉ cần trả lời được một số câu hỏi cơ bản, doanh nghiệp đã có thể nhận được báo giá rõ ràng hơn, dễ so sánh giữa các đơn vị hơn và hạn chế phát sinh trong quá trình sản xuất.
Vì sao cần chuẩn bị thông tin trước khi xin báo giá?
Báo giá đồng phục không giống bảng giá của một sản phẩm có sẵn trên kệ. Mỗi đơn hàng là một sản phẩm được làm riêng, nên giá được tính từ định mức vải, công may, công in thêu, phụ liệu và chi phí hoàn thiện. Khi thiếu một trong các dữ kiện này, xưởng buộc phải ước lượng, và con số ước lượng thường có khoảng dao động khá rộng.
Thông tin càng rõ thì báo giá càng ít bị điều chỉnh về sau. Ngược lại, nếu chốt giá khi mọi thứ còn mơ hồ, doanh nghiệp dễ gặp tình huống giá tăng thêm vì đổi vải, thêm vị trí in hoặc bổ sung size đặc biệt. Chuẩn bị trước cũng giúp người phụ trách dễ trình phương án lên cấp trên, vì mọi hạng mục chi phí đều có căn cứ.
Số lượng và cơ cấu nhân sự cần may
Số lượng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến đơn giá. Đơn hàng càng lớn thì chi phí cố định như làm rập, làm khuôn in, chỉnh máy được chia đều trên nhiều sản phẩm hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên có con số tương đối chính xác thay vì nói “khoảng vài chục đến vài trăm cái”.
Ngoài tổng số lượng, nên thống kê thêm số nhân viên nam và nữ, số áo mỗi người được phát, và có cần may dự phòng cho nhân sự mới trong vài tháng tới hay không. Nếu công ty có nhiều bộ phận dùng mẫu khác nhau, hãy tách số lượng theo từng mẫu, vì mỗi mẫu được tính như một mã hàng riêng. Một bảng tổng hợp đơn giản trên bảng tính là đủ để xưởng hình dung quy mô đơn hàng.
Chọn kiểu áo dựa trên công việc hằng ngày
Mỗi kiểu áo như thun cổ tròn, thun cổ trụ, sơ mi hoặc áo khoác có định mức vải và công may riêng. Doanh nghiệp nên xác định áo sẽ được mặc trong bối cảnh nào: làm việc văn phòng, tiếp khách, đứng quầy, làm việc trong kho xưởng hay tham gia sự kiện. Áo mặc hằng ngày cần ưu tiên độ bền và sự thoải mái, trong khi áo sự kiện có thể ưu tiên chi phí và thời gian giao.
Nếu chưa chắc chắn, hãy mô tả công việc của nhân viên để xưởng gợi ý. Một vài chi tiết tưởng nhỏ như có túi ngực hay không, tay ngắn hay tay dài, có phối viền cổ và tay áo hay không cũng nên được nêu sớm, vì chúng làm thay đổi công may.
Chọn vải theo ngân sách và điều kiện sử dụng
Vải thường chiếm phần lớn trong giá thành một chiếc áo. Cùng một kiểu áo thun, vải có tỷ lệ cotton cao sẽ có giá khác với vải pha nhiều sợi tổng hợp, và cảm giác khi mặc cũng khác. Doanh nghiệp không cần thuộc tên từng loại vải, nhưng nên cho xưởng biết nhân viên làm việc trong phòng máy lạnh hay ngoài trời, có vận động nhiều không, áo được giặt tay hay giặt máy.
Chia sẻ mức ngân sách dự kiến là cách nhanh nhất để nhận được gợi ý vải phù hợp. Nhiều người ngại nói ngân sách vì sợ bị báo giá cao, nhưng trên thực tế việc này giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu hai hoặc ba phương án vải ở các mức giá khác nhau để so sánh, và nên xin mẫu vải thật để sờ, kéo thử trước khi quyết định.
Chuẩn bị màu áo và file logo như thế nào?
Màu áo nên bám theo màu nhận diện của công ty. Nếu doanh nghiệp có bộ nhận diện thương hiệu, hãy gửi kèm mã màu để xưởng tìm vải gần nhất. Cần lưu ý rằng màu vải có sẵn trên thị trường không phải lúc nào cũng trùng hoàn toàn với mã màu thiết kế; trường hợp cần đúng màu tuyệt đối, vải có thể phải nhuộm riêng và thường đòi hỏi số lượng lớn hơn.
Với logo, file gốc dạng vector là tốt nhất vì có thể phóng to mà không vỡ nét. Nếu chỉ có ảnh chụp hoặc ảnh tải từ mạng xã hội, xưởng thường phải vẽ lại, và việc này cần thêm thời gian. Doanh nghiệp cũng nên ghi rõ logo có bao nhiêu màu, vì số màu ảnh hưởng đến chi phí của một số kỹ thuật in.
In hay thêu, đặt ở vị trí nào?
In và thêu cho hiệu quả khác nhau. Thêu tạo cảm giác chỉn chu, phù hợp với logo nhỏ ở ngực áo sơ mi hoặc áo thun cổ bẻ. In phù hợp với hình lớn, nhiều chi tiết hoặc slogan ở lưng áo. Mỗi vị trí in hoặc thêu thêm đều được tính chi phí, nên cần liệt kê đầy đủ: ngực trái, lưng, tay áo, và kích thước mong muốn ở từng vị trí.
Nếu chưa quyết định được, doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá song song cho cả hai phương án để cân nhắc giữa thẩm mỹ và chi phí.
Trước khi may đồng phục công ty, doanh nghiệp nên chuẩn bị số lượng, kiểu áo, màu sắc, logo và thời gian cần giao để xưởng có thể tư vấn chính xác hơn.
Làm bảng size thế nào để hạn chế đổi trả?
Sai size là nguyên nhân phổ biến khiến đơn đồng phục phải sửa hoặc may bù. Cách an toàn là xin bảng thông số của xưởng, trong đó ghi rõ chiều dài áo, ngang ngực, ngang vai của từng size, rồi để nhân viên đối chiếu với một chiếc áo vừa vặn họ đang mặc. Nếu điều kiện cho phép, mượn bộ áo mẫu đủ size để nhân viên thử trực tiếp sẽ cho kết quả chính xác hơn nhiều so với tự ước lượng theo chiều cao và cân nặng.
Nên tổng hợp size thành một danh sách có họ tên, bộ phận và size đã chọn, đồng thời ghi chú các trường hợp cần may ngoại cỡ. Danh sách này cũng hữu ích khi phát áo và khi đặt bổ sung về sau.
Mốc giao hàng và các bước trong tiến độ
Thời gian sản xuất gồm nhiều công đoạn: duyệt thiết kế, làm mẫu, chuẩn bị vải, cắt may, in thêu, kiểm hàng và đóng gói. Doanh nghiệp nên cho xưởng biết ngày cần nhận áo và đó là mốc cứng hay có thể linh động. Nếu áo phục vụ một sự kiện cố định như lễ kỷ niệm hay hội nghị khách hàng, hãy báo ngày sự kiện và trừ lùi vài ngày để phòng trường hợp cần chỉnh sửa.
Đơn hàng gấp vẫn có thể thực hiện, nhưng lựa chọn về vải, màu và kỹ thuật in thêu sẽ bị thu hẹp, đôi khi kèm phụ phí. Lên kế hoạch sớm luôn là cách giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn nhất.
Danh sách thông tin nên gửi kèm yêu cầu báo giá
Để tiện sử dụng, người phụ trách có thể gom các thông tin sau vào một email hoặc một tin nhắn duy nhất:
- Tổng số lượng áo, chia theo nam, nữ và theo từng mẫu nếu có nhiều mẫu.
- Kiểu áo mong muốn và môi trường làm việc của nhân viên.
- Yêu cầu về chất liệu hoặc khoảng ngân sách dự kiến cho mỗi áo.
- Màu áo, mã màu thương hiệu nếu có.
- File logo gốc, số màu của logo, vị trí và kích thước in hoặc thêu.
- Danh sách size sơ bộ, các trường hợp ngoại cỡ.
- Ngày cần nhận hàng và địa điểm giao.
- Yêu cầu khác: đóng gói từng áo, in tên riêng, xuất hóa đơn.
Một yêu cầu đầy đủ như trên giúp xưởng phản hồi nhanh hơn, và cũng giúp doanh nghiệp gửi cùng một nội dung cho nhiều đơn vị để so sánh trên cùng một cơ sở.
Doanh nghiệp nên hỏi xưởng những gì trước khi chốt?
Giá không phải là yếu tố duy nhất cần xem xét. Trước khi đặt cọc, doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn giá đã gồm in thêu và thuế hay chưa, có được duyệt áo mẫu trước khi sản xuất hàng loạt không, chi phí làm mẫu được tính thế nào, và chính sách xử lý khi hàng lỗi hoặc sai size ra sao. Cũng nên hỏi về khả năng đặt bổ sung số lượng nhỏ sau này, vì nhân sự mới sẽ cần áo cùng màu, cùng chất liệu với đợt đầu.
Mọi thỏa thuận quan trọng nên được ghi lại bằng văn bản hoặc trong đơn đặt hàng: mẫu đã duyệt, loại vải, bảng size, số lượng, ngày giao và điều kiện thanh toán. Việc này bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên khi có khác biệt giữa kỳ vọng và sản phẩm thực tế.
Báo giá đồng phục chính xác đến từ thông tin đầu vào rõ ràng. Khi đã xác định được số lượng, kiểu áo, chất liệu, màu sắc, logo, bảng size và thời gian giao, doanh nghiệp sẽ rút ngắn đáng kể thời gian trao đổi, dễ so sánh các phương án và giảm rủi ro phát sinh chi phí. Dành một buổi để chuẩn bị trước khi liên hệ xưởng là khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt cho cả quá trình đặt may.
Đặt hàng / Nhận báo giá: 0972 107 109